Aan de ordening van het archief van curatoren schijnt in de eerste eeuwen geen bijzondere aandacht te zijn besteed. Pas in de tweede helft van de negentiende eeuw raakte men doordrongen van de noodzakelijkheid van een doelmatige ordening. Niettemin duurde het nog tot 1908 voordat P.C. Molhuysen – op verzoek van curatoren maar ook ter voorbereiding van de uitgave van zijn Bronnen tot de geschiedenis der Leidsche universiteit (1913-1924) – zich zette aan de bewerking van het archief van curatoren tot 1811 en van het senaatsarchief. Een jaar later reeds publiceerde hij een beknopte inventaris van deze archiefbestanddelen (Molhuysen 1909).

In 1928 werd het recentere archief van curatoren naar de Universiteitsbibliotheek overgebracht. Een definitieve ordening van het curatorenarchief over de jaren 1815-1877 werd in 1934 voltooid door E.J. van de Pol, werkzaam bij het Algemeen Rijksarchief, alwaar het archief tijdelijk in bewaring was gedeponeerd (Van de Pol 1934). De ordening van dit archief bracht een vrij groot aantal afgedwaalde stukken uit het archief van vóór 1815 aan het licht, die niet beschreven waren door Molhuysen. Bovendien verkeerde het archief over de tussenliggende periode 1812-1815 (gedurende welke het bestuur van de Universiteit aan de Rector was toevertrouwd) in ongeordende staat. Daarom werd H. Hardenberg belast met de herordening van het curatorenarchief over de jaren 1574-1815. Dit resulteerde in een inventaris die aansluit op het werk van Van de Pol (Hardenberg 1935).

Op de Universiteitsbibliotheek bleken nog verschillende stukken aanwezig te zijn die thuishoorden in het archief van curatoren (onder meer BPL 958, BPL 960-966, BPL 1209, BPL 1808, BPL 1937). Al deze stukken zijn in 1935 ingevoegd in het archief van curatoren, evenals diverse afgedwaalde stukken die door de Universiteitsbibliotheek Amsterdam en het Gemeentearchief Leiden werden afgestaan.

In 2001 is van de gedrukte inventaris van Hardenberg (1935) een elektronische versie vervaardigd die aan deze collectiebeschrijving is toegevoegd. De typografie en de paginering van de gedrukte inventaris zijn losgelaten, de spelling is echter behouden. De voetnoten in de inleiding zijn omgezet naar eindnoten. Per inventarisnummer zijn voorlooptitels ingevoegd (Inhoud, Datering, Vorm etc.). Ten gerieve van de gebruiker zijn diverse reeksen en series opgesplitst per inventarisnummer:

18-36, 38-83, 86-99, 108-109, 135-137, 144-145, 172-181, 192-196, 197-201, 202-212, 213-221, 222-223, 233-243, 244-252, 253-257, 265-266, 267-282, 283-286, 287-320, 321-329, 330-340, 341-365, 366-382, 384-397, 399-419, 420-434, 435-485, 502-507, 508-513, 514-515, 516-517, 518-525, 526-530, 531-544, 545-559, 561-563, 564-565, 566-571, 572-592, 593-602, 603-605, 606-607, 645-646, 656-657, 662-665, 667-671, 673-674, 680-681, 682-693, 696-699, 701-702, 713-717, 741-742.

Deze gegevens zijn steeds stilzwijgend te bestemder plaatse ingevoegd (na de voorlooptitel Specificatie inhoud). Na 1935 hebben de opeenvolgende conservatoren Westerse handschriften, verantwoordelijk voor het beheer van de statische archieven berustend in de Universiteitsbibliotheek, af en toe archivalia toegevoegd. Deze bis-nummers zijn tussengevoegd.